16.Koordinasi Dalam Organisasi

A. LATAR BELAKANG

Organisasi dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara terintegrasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber daya maupun proses manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan proses koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki peran yang vital dalam memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan.
Semakin kompleks organisasi dan manajemen maka semakin kompleks juga proses koordinasi yang harus dilakukan. Bahkan, dalam konteks organisasi swasta (private institutions), koordinasi tidak hanya dilakukan dalam ruang lingkup satu negara tetapi juga lintas negara sebagaimana telah banyak dipraktekan oleh perusahaan-perusahaan multi-nasional. Dapat dibayangkan, betapa sulitnya proses manajemen sumber daya yang tersebar di berbagai negara tanpa adanya koordinasi. Tanpa koordinasi maka sumber daya yang tersebar tersebut tidak dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Prinsip koordinasi juga harus terefleksikan dalam organisasi public/pemerintahan maupun organisasi kesewadayaan masyarakat. Dalam organisasi publik, sumber daya yang digunakan tidak sedikit. Untuk menunjang proses manajemen pembangunan di berbagai bidang termasuk bidang politik, ekonomi, sosial dan budaya maka sumber daya baik keuangan negara maupun sumber daya manusia tidak sedikit. Bahkan, sebagian sumber daya finansial tersebut sebagian mungkin dipenuhi melalui hutang luar negeri. Dalam kondisi tersebut, apabila sumber daya tidak dimanfaatkan secara efektif dan efisien maka akan terjadi pemborosan sumber daya.
Namun dalam praktek administrasi negara di Indonesia seringkali koordinasi dianggap sebagai ”barang mahal”. Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit untuk dilaksanakan. Banyak sekali instansi yang memiliki kegiatan sejenis namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi dalam hubungan antar unit dalam organisasi. Beberapa unit dalam satu organisasi memiliki kegiatan serupa tanpa bisa dikendalikan oleh pimpinan. Kondisi ini dapat semakin parah apabila tidak dikoordinasikan dari semenjak perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi.
Secara umum, koordinasi merupakan “tali pengikat” dalam organisasi dan manajemen yang menghubungkan peran para actor dalam organisasi dan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi dan manajemen. Dengan kata lain, adanya koordinasi dapat menjamin pergerakan aktor organisasi ke arah tujuan bersama. Tanpa adanya koordinasi, semua pihak dalam organisasi dan manajemen akan bergerak sesuai dengan kepentingannya namun terlepas dari peran aktor lainnya dalam organisasi dan peran masing-masing aktor tersebut belum tentu untuk mencapai tujuan bersama.

B. KONTEKTUALITAS KOORDINASI DALAM SISTEM
PENYELENGGARAAN NEGARA RI
Koordinasi dalam system penyelenggaraan Negara dapat diaplikasikan dalam konteks kerjasama pemerintahan antar Negara, koordinasi antar lembaga tinggi Negara, koordinasi antara pusat dan daerah, koordinasi sektoral, koordinasi lintas daerah, koordinasi antar actor bernegara. Pola hubungan koordinatif pada dasarnya tercermin dalam struktur pemerintahan Negara dan hubungannya dengan lingkungan struktur tercebut (state structure environment). Untuk lebih jelasnya, masing-masing format koordinasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Koordinasi Lintas Negara
Koordinasi lintas Negara merupakan kerjasama pemerintahan antar Negara dalam mencapai tujuan tertentu. Lingkup Negara yang melakukan kerjasama dapat bersifat bilateral (kerjasama dua Negara) atau multilateral (kerjasama lebih dari dua Negara). Sedangkap lingkup objek yang dikerjasamakan dapat berupa bidang politik, ekonomi, social politik dan budaya. Dalam ranah administrasi Negara, pembahasan tentang kerjasama antar Negara tersebut masuk dalam bidang administrasi internasional. Bentuk kerjasama bilateral antara lain dapat dilihat dalam kerjasama sister-city (kota kembar antara salah satu kota di Indonesia dengan salah satu kota lainnya di luar negeri).
2. Koordinasi Antar Lembaga Negara
Dalam struktur pemerintahan RI terdiri dari beberapa lembaga Negara. Beberapa lembaga tersebut termasuk presiden, Mahkamah konstitusi, DPR, MPR, Mahkamah Agung, Komisi Yudisial dan sebagainya. Antar lembaga tersebut dapat saling melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Misalnya, Komisi Yudisial, Mahkamah Agung dan Mahkamah Konstitusi dapat saling berkoordinasi dalam meningkatkan kualitas penegakan hukum (law enforcement) di Indonesia.
3. Koordinasi antara Pusat dan Daerah
Dalam penyelenggaraan pemerintahan terdapat beberapa urusan yang menjadi tanggung jawab pusat termasuk urusan moneter, pertahanan keamanan, agama, peradilan. Sedangkan urusan-urusan lainnya didesentralisasikan. Namun demikian, walaupun urusan-urusan lainnya sudah didesentralisasikan tetapi dalam kerangka pembinaan serta pemaduan langkah antar daerah maka pemerintah pusat dapat melakukan koordinasi melalui instansi teknis. Misalnya: koordinasi pembangunan bidang pendidikan dan kesejahteraan rakyat.
4. Koordinasi Sektoral
Sektor-sektor pembangunan termasuk pembangunan politik, ekonomi,
social dan budaya walaupun sudah menjadi tanggung jawab beberapa instansi teknis terkait namun dalam kenyataannya dapat terdiri dari berbagai instansi yang begaram yang menangani sector yang sama. Beragam instansi tersebut apabila tidak saling berkoordinasi maka bisa jadi akan menghasilkan tumpang tindih peran dan pendanaan program pembangunan sehingga menyebabkan in-efesiensi dan misalokasi sumber daya finansial.
5.Koordinasi Lintas Daerah
Beberapa daerah juga dapat saling bersinggungan dalam urusan tertentu yang bersifat lintas daerah. Dalam keadaan tersebut maka koordinasi lintas daerah dapat berperan dalam menjamin efektivitas dan efesiensi penyelesaian urusan tersebut. Misalnya, dalam hal penyelesaian banjir di DKI Jakarta dimana tidak hanya merugikan warga DKI Jakarta tetapi juga warga daerah sekitar termasuk Bogor, Tanggerang dan Banten yang bekerja di Jakarta. Di samping itu, banjir di Jakarta bisa juga disebabkan oleh banjir kiriman dari wilayah sekitar, misalnya Bogor. Dalam keadaan tersebut adalah lebih mudah mengatasi banjir tersebut apabila dilakukan koordinasi antar daerah.
6. Koordinasi antar Aktor Bernegara
Dalam lingkup yang lebih luas dalam satu Negara, aktor pembangunan tidak hanya antar lembaga Negara tetapi juga antara lembaga Negara, swasta dan masyarakat. Tidak menutup kemungkinan terjadi hubungan yang kontra-produktif antar actor tersebut dalam penyelenggaraan urusan tertentu. Dalam keadaan tersebut, koordinasi antar actor diperlukan sehingga peran antar actor tersebut dapat saling menguatkan dalam pencapaian tujuan bernegara.
Koordinasi dalam sistem penyelenggaraan Negara juga dapat dikelompokkan ke dalam meta-koordinasi, meso-koordinasi dan mikro- koordinasi.Meta-koordinasi adalah koordinasi yang dilakukan antara pemerintahan RI dengan pemerintahan dari Negara lain dan atau organisasi internasional (missal: World Bank, UNDP, IMF, Asian Development Bank/ADB dan sebagainya). Meta-koordinasi tersebut dapat dilakukan dalam konteks hubungan bilateral (dua Negara) maupun multilateral (berbagai Negara).
Meso-koordinasiadalah koordinasi yang dilakukan dalam konteks nasional dan atau regional dalam suatu Negara. Pada level nasional, koordinasi misalnya terjadi antara MenPAN, LAN dan BKN. Sedangkan pada tingkat regional, koordinasi misalnya terjadi antara satu pemerintahan daerah dengan pemerintahan daerah lainnya. Pada tingkat mikro-level, koordinasi dapat terjadi antar unit dalam organisasi. Misalnya koordinasi terjadi antara unit kelitbangan dengan unit keuangan dalam koordinasi pendanaan kegiatan litbang.

C. TEKNIK-TEKNIK KOORDINASI
Terdapat beragam teknik koordinasi. Beberapa diantara teknik koordinasi yang dapat diaplikasikan dalam organisasi publik adalah teknik koordinasi dengan pendekatan proses manajemen, teknik koordinasi dengan pendekatan mekanisme pasar, teknik koordinasi dengan pendekatan organisasi, teknik koordinasi dengan pendekatan hubungan antar struktur dan teknik koordinasi dengan pendekatan partisipasi masyarakat.
1. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Proses Manajemen
Karena peranannya sebagai fungsi yang mengintegrasikan seluruh proses organisasi maka koordinasi perlu dilakukan dalam setiap tahapan proses manajemen. Hal ini diperlukan karena setiap tahapan proses manajemen tentu memerlukan keterpaduan peran para pemangku kepentingan (stakeholders) dalam mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, koordinasi dianggap sebagai salah satu kunci sukses dalam proses manajemen. Dengan kata lain, koordinasi merupakan esensi manajemen dan secara implisit terkandung dalam fungsi-fungsi manajemen. Teknik koordinasi dalam tahapan proses manajemen dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Koordinasi dalam Perencanaan.
Koordinasi dalam perencanaan merupakan upaya untuk mengintegrasikan berbagai perencanaan melalui diskusi yang saling menguntungkan, tukar pikiran. Contoh, koordinasi antara unit kelitbangan dan unit kesekretariatan untuk mengoptimalkan peran kelitbangan yang didukung kesekretariatan yang handal.
b. Koordinasi dalam Pengorganisasian. Koordinasi merupakan esensi
organisasi. Koordinasi dalam pengorganisasian sangat diperlukan manajemen antara lain dalam distribusi tugas. Misalnya, untuk kegiatan reformasi birokrasi dalam suatu instansi maka dibentuk satu tim reformasi yang bertugas menyusun konsep reformasi birokrasi. Dalam tim tersebut ditetapkan beberapa sub-tim yang diberi tugas untuk mempersiapkan konsep spesifik, misalnya: sub-tim keuangan, sub-tim sumber daya manusia, sub-tim grand-design dan sebagainya.
c.Koordinasi dalam staffing.
Dalam penempatan pegawai perlu dilakukan koordinasi untuk menjamin pegawai yang tepat di tempat yang tepat (the right man on the right place). Misalnya, untuk menghasilkan keputusan promosi jabatan pada beberapa jabatan tertentu maka dilakukan rapat Baperjakat yang terdiri dari unsur pimpinan dan unsur kesekretariatan khususnya kepegawaian.
d.Koordinasi dalam directing.
Efektivitas arahan, instruksi dan pedoman sangat bergantung pada harmonisasi atasan dan bawahan. Misalnya, dalam satu unit tertentu, pimpinan memberikan arahan ke mana unit tersebut diarahkan untuk mendukung tugas, pokok dan fungsi organisasi.
e. Koordinasi dalam pengawasan.
Koordinasi melalui pengawasan diperlukan untuk menjamin sigkronisasi antara kinerja aktual dengan kinerja yang distandarkan. Misalnya suatu organisasi berdasarkan rencana stratejiknya menetapkan beberapa performance indicators dari beberapa kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan performance indicators tersebut dilakukan evaluasi triwulanan atau tahunan untuk mengevaluasi pencapaian kinerja tersebut.
Dengan demikian, koordinasi perlu dilakukan dalam setiap proses manajemen sebagai upaya mengintegrasikan upaya berbagai pemangku kepentingan dalam mencapai tujuan organisasi. Kalau langkah tersebut tidak dilakukan maka sangat sulit bagi para manajer untuk memastikan bahwa seluruh pemangku kepentingan dapat bekerjasama secara terpadu.

2. Teknik Koordinasi dengan Pendekatan Pasar
Koordinasi secara prinsip diturunkan dari teori organisasi. Dalam organisasi yang kompleks terdiri dari beberapa divisi tenaga kerja (division of labour). Masing-masing divisi tenaga kerja tersebut memiliki spesialisasi kompetensi dan bidang pekerjaan tertentu. Untuk memadukan berbagai divisi dan spesialisasi tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi maka dilakukan koordinasi. Koordinasi dapat dilakukan dalam kerangka outward dan inward looking. Dalam kerangka outward looking, koordinasi dilakukan dalam arena lingkungan eksternal organisasi. Salah satu lingkungan yang sangat berpengaruh adalah lingkungan pasar (market).Instrumen koordinasi dalam pasar adalah harga (price). Melalui mekanisme harga ini seluruh stakeholder saling terhubungkan dalam suatu kegiatan ekonomi. Mekanisme ini juga sering disebut sebagai ”invisible hand” (tangan tidak terlihat). Melalui tangan tidak terlihat ini semua pihak diatur untuk menghasilkan kesepakatan harga dan kuantitas yang ditawarkan dan diminta